For et lite klubbstevne kan planleggingen være ganske enkel. For et større stevne med mange deltakere, flere øvelsessteder og mange funksjonærer blir den raskt mer omfattende. Denne guiden følger arbeidet fra de første beslutningene tas til resultatene er levert og utstyret ryddet bort.
Grovt sett ser tidslinjen slik ut:
- Måneder før: dato, rammer, nøkkelpersoner, øvelsesprogram og utstyr
- Når invitasjonen publiseres: stevnet opprettes og påmeldingen åpner
- Mens påmeldingen er åpen: tidsskjema og bemanningsplan tar form
- Uka før: planene ferdigstilles, utstyret testes og lades
- Kvelden før: rigging og klargjøring
- Stevnedagen: god tid før første start, og beredskap for endringer
- Etterpå: resultater, rydding og evaluering
Start med dato og rammer
Avklar først hva slags stevne dere vil arrangere. Hvor stort skal det være? Skal det gå over noen timer, en hel dag eller flere dager? Hvilke aldersgrupper skal delta?
For større stevner starter planleggingen gjerne høsten året før. I enkelte kretser arrangeres terminlistemøter der klubbene koordinerer datoene for neste sesong, slik at større stevner ikke konkurrerer om de samme deltakerne. Mindre stevner kan ofte legges til terminlisten senere i sesongen.
Stevner som skal være åpne og gi offisielle resultater, må registreres og approberes etter gjeldende regler. Sjekk rutinene med friidrettskretsen og Norges Friidrettsforbund — det gjelder også hvilke formelle roller stevnet må ha.
Få på plass nøkkelpersonene
Øvelsesprogrammet er ikke mer verdt enn organisasjonen som skal gjennomføre det. Få derfor på plass de sentrale personene tidlig, før programmet låses. Noen må ha ansvaret for:
- stevneledelse
- sekretariat og resultater
- elektronisk tidtaking
- starterfunksjonen
- teknisk utstyr og arena
- funksjonærer og bemanning
- førstehjelp
Stevnelederen bør kunne bevege seg rundt og løse problemer der de oppstår, og bør derfor ikke bindes opp i en operativ funksjon som gjør vedkommende utilgjengelig store deler av dagen.
Bestem øvelsesprogrammet
Det er fristende å tilby mange øvelser, men programmet må passe til både anlegget og organisasjonen. Tenk på:
- hvilke aldersgrupper dere forventer
- hvilke øvelser som er mest aktuelle for dem
- hvilke øvelsessteder anlegget har
- hvilke øvelser som kan gå samtidig
- hvor mange funksjonærer dere realistisk kan stille med
- hvor lang stevnedagen skal være
Et ambisiøst øvelsesprogram er lite verdt hvis dere ikke har funksjonærer eller utstyr til å gjennomføre det. Gå gjennom programmet øvelse for øvelse før invitasjonen publiseres.
Sjekk at dere har utstyret
Når programmet er bestemt, må dere finne ut om klubben faktisk har det som trengs. Mange av de praktiske problemene på et stevne skyldes småting som først blir oppdaget når stevnedagen nærmer seg.
Til løpsøvelsene:
- startblokker og starterutstyr
- hekker
- rundeteller
- kjegler og banemarkering
- elektronisk tidtaking
- vindmåler
Til hoppøvelsene:
- høydematte og stavmatte
- stativer og lister
- satsplanker, lengdegrop og river
- måleutstyr
- vindmåler
Til kastøvelsene trengs kuler, diskoser, slegger og spyd i riktige vekter for klassene som deltar, i tillegg til måleutstyr, sektoroppmerking og sikkerhetsutstyr.
Fellesutstyr blir lett glemt:
- sperrebånd og annet til avsperring
- bord, stoler og flagg
- radioer eller walkie-talkier
- høyttaler og mikrofon
- skjøteledninger og strøm
- førstehjelpsutstyr
- papir, tape, penner og annet forbruksmateriell
Skal stevnet ha premiering, sjekk lageret av medaljer og premier tidlig nok til at dere rekker å bestille mer.
Opprett stevnet og åpne påmeldingen
Når rammene er klare, opprettes stevnet i iSonen og invitasjonen publiseres. Den bør gjøre det tydelig:
- når og hvor stevnet arrangeres
- hvilke klasser og øvelser som tilbys
- påmeldingsfrist og eventuell etteranmelding
- praktisk informasjon som parkering, garderober og kiosk
For større stevner kan det lønne seg å minne om stevnet flere ganger fram mot fristen.
Påmeldingene er mer enn en deltakerliste. De er datagrunnlaget for resten av planleggingen: hvor mange heat som må løpes, hvor lange de tekniske øvelsene blir, og hvilke utøvere som kan få øvelser som kolliderer.
Lag tidsskjema og bemanningsplan sammen
Tidsskjema og bemanning er to sider av samme oppgave. Et tidsskjema der fem øvelser går samtidig, krever fem funksjonærteam, og hvert av dem trenger dommere og en øvelsesleder. Det er ofte antallet dommere, ikke antallet hjelpere, som setter grensen. En dommer kan godt dømme lengde tidlig på dagen og kule senere — men ikke hvis øvelsene går samtidig.
Når påmeldingene begynner å bli stabile, bør dere derfor jobbe med begge parallelt. Ser dere at bemanningen ikke strekker til, er det ofte bedre å spre øvelsene litt utover dagen enn å beholde et kompakt tidsskjema dere ikke klarer å gjennomføre.
Hvordan dere anslår varighet, unngår kollisjoner og kontrollerer tidsskjemaet før publisering, går vi gjennom i en egen guide: Slik lager du et godt tidsskjema for et friidrettsstevne.
Uka før
Ferdigstill planene
Når påmeldingsfristen er gått ut, bør tidsskjemaet normalt kunne ferdigstilles. Samtidig bør bemanningsplanen gjøres ferdig og sendes ut. Funksjonærene bør vite:
- når og hvor de skal møte
- hvilken oppgave de har
- hvem de rapporterer til
- om det er spesielle instrukser de må kjenne
Øvelsesledere og andre sentrale funksjonærer bør få dokumentasjonen de trenger på forhånd. Tidsskjema, praktisk informasjon og startlister publiseres, slik at deltakerne vet hva de skal forholde seg til.
Test arena og utstyr
Nå skal planleggingen over fra dokumenter til selve arenaen. Gå fysisk gjennom anlegget og sjekk at alt virker:
- elektronisk tidtaking, vindmålere og skjermer
- kastbur og kastnett
- lengdeplanker, groper og høydeutstyr
- eventuelle vanngraver
- strøm, kabling og kommunikasjonsutstyr
Ha kontroll på batterier, ladere og reservebatterier. Fotoceller, elektronisk måleutstyr, nettbrett, walkie-talkier og trådløse mikrofoner er lite nyttige hvis de er tomme når konkurransen starter.
Kvelden før
På større stevner er det mye som med fordel gjøres kvelden før:
- rigging av arenaen og øvelsesstedene
- kontroll og merking av kastredskaper
- etteranmeldinger
- klargjøring av startnummer
- utskrift av lister og organisering av mapper
- opplæring av sekretariat eller øvelsesledere ved behov
- kontroll av tidtaking og teknisk utstyr
Jo mer som er klart kvelden før, desto mindre må dere improvisere når utøverne begynner å komme.
Stevnedagen: sett av god tid før første start
Stevnedagen begynner lenge før første konkurranse. Elektronisk tidtaking kan ta lang tid å sette opp og teste, og de som jobber med den trenger arbeidsro. Arenaen skal rigges ferdig, funksjonærene tas imot, og øvelseslederne må kontrollere sine områder.
Et kort funksjonærmøte før start gjør at alle vet hvem de skal forholde seg til, og hvordan beskjeder går når noe endrer seg.
Etteranmeldinger og strykninger må inn i startlistene før øvelsen starter, og i løp kan det bety at heatene må settes opp på nytt. Sekretariatet trenger tid til dette før første start.
Vær forberedt på endringer
Selv et godt planlagt stevne går sjelden helt etter planen. En teknisk øvelse tar lenger tid enn ventet, en start blir forsinket, utøvere trekker seg eller kommer for sent, og utstyr svikter.
Målet med planleggingen er ikke at ingenting uforutsett skal skje. Målet er at organisasjonen er robust nok til å håndtere det. Det krever tydelige ansvarsforhold og god kommunikasjon mellom stevneledelse, sekretariat, starterteam, tidtaking og øvelsesledere.
Litt luft mellom øvelsene i tidsskjemaet gjør at en forsinkelse kan tas inn igjen, i stedet for at den forplanter seg utover dagen.
Etter siste øvelse
Når siste utøver har gått i mål, gjenstår det fortsatt arbeid. Resultatene skal kontrolleres og rapporteres, utstyret ryddes og settes tilbake, og eventuelle hendelser følges opp.
Gjør gjerne en kort evaluering mens erfaringene er ferske:
- Hva fungerte godt?
- Hvor oppsto forsinkelser?
- Hadde vi nok funksjonærer?
- Var tidsskjemaet realistisk?
- Manglet vi utstyr?
- Var noen roller eller oppgaver uklare?
- Hva gjør vi annerledes neste gang?
En slik evaluering gjør neste stevne betydelig enklere å arrangere.
Alt henger sammen
Det viktigste å ta med seg er at delene ikke kan planlegges hver for seg:
- Påmeldingene avgjør hvor lang tid øvelsene tar.
- Øvelsesprogrammet og tidsskjemaet avgjør hvor mange funksjonærer dere trenger.
- Funksjonærene dere har, kan gjøre det nødvendig å endre tidsskjemaet.
- Anlegget begrenser hvilke øvelser som kan gå samtidig.
- En endring ett sted kan få følger flere timer senere.
Verktøy for planleggingen
Stevneportalen er laget for arbeidet mellom påmelding og gjennomføring. Påmeldingene fra iSonen er grunnlaget, og dere kan blant annet:
- sette opp og redigere tidsskjemaet, med varighet beregnet ut fra deltakerantallet
- oppdage kollisjoner mellom utøvernes øvelser
- fordele funksjonærer på oppgaver og kontrollere at oppgavene ikke overlapper
- publisere tidsskjema og startlister for utøvere og publikum
- samle inn evalueringspunkter fra funksjonærene under og etter stevnet
Stevneportalen erstatter ikke påmeldings- eller resultatsystemet, men gjør planleggingen mellom dem enklere og mer oversiktlig.