For et lite klubbstevne kan planleggingen være ganske enkel. For et større stevne med mange deltakere, flere øvelsessteder og mange funksjonærer blir den raskt mer omfattende. Denne guiden følger arbeidet fra de første beslutningene tas til resultatene er levert.
Grovt sett ser tidslinjen slik ut:
- Måneder før: dato, rammer, øvelsesprogram og nøkkelroller
- Når invitasjonen publiseres: stevnet opprettes og påmeldingen åpner
- Mens påmeldingen er åpen: tidsskjema og bemanningsplan tar form
- Uka før: planene ferdigstilles, utstyret testes og lades, og arenaen rigges
- Stevnedagen: god tid før første start, og beredskap for endringer
- Etterpå: resultater og evaluering
Start med dato og rammer
For større stevner begynner planleggingen ofte allerede høsten året før, når neste sesongs terminliste koordineres. I enkelte kretser arrangeres terminlistemøter der klubbene samordner datoene, slik at større stevner ikke konkurrerer om de samme deltakerne. Mindre stevner kan ofte legges til terminlisten senere i sesongen.
Bestem samtidig hovedrammene: hvilke klasser stevnet skal dekke, omtrent hvor omfattende øvelsesprogrammet skal være, og om stevnet skal gå over noen timer, én dag eller flere.
Stevner som skal være åpne og gi offisielle resultater, må registreres og approberes etter gjeldende regler. Friidrettskretsen og Norges Friidrettsforbund kan svare på rutinene, og på hvilke formelle roller stevnet må ha.
Bestem øvelsesprogrammet ut fra anlegg og bemanning
Det er fristende å tilby mange øvelser, men et ambisiøst øvelsesprogram er lite verdt hvis dere ikke har funksjonærer eller utstyr til å gjennomføre det.
Se ikke bare på hvor mange øvelser dere tilbyr, men på hva som må gå samtidig. Fire tekniske øvelser samtidig krever fire bemannede øvelsessteder. To kastøvelser kan dessuten være avhengige av samme sektor eller de samme dommerne, og enkelte øvelsessteder kommer i konflikt med løp eller andre tekniske øvelser.
Gå derfor gjennom programmet mot anlegget, forventet deltakerantall og tilgjengelig bemanning før invitasjonen publiseres. Det dere må låne eller bestille — spesialutstyr, kastredskaper i riktige vekter for klassene, elektronikk eller premier — avklares tidlig, mens det ennå er tid til å skaffe det.
Få på plass rollene som er vanskelige å erstatte
Noen roller kan ikke fylles i siste liten, og de avklares før programmet låses: stevneledelse, sekretariat og resultater, elektronisk tidtaking, starter og førstehjelp.
Stevnelederen trenger å kunne bevege seg rundt og løse problemer der de oppstår. En stevneleder som også er øvelsesleder eller sitter i sekretariatet, er utilgjengelig store deler av dagen.
Elektronisk tidtaking og målfoto er det ofte bare noen få i klubben som kan betjene. Avklar tidlig hvem det er, og om de kan den aktuelle dagen. Sekretariat og resultater er på samme måte sårbart hvis alt hviler på én person uten noen som kan ta over.
Opprett stevnet og åpne påmeldingen
Når rammene er klare, opprettes stevnet i iSonen og invitasjonen publiseres. Den forteller:
- når og hvor stevnet arrangeres
- hvilke klasser og øvelser som tilbys
- påmeldingsfrist og eventuell etteranmelding
- praktisk informasjon som parkering, garderober og kiosk
For større stevner kan det lønne seg å minne om stevnet flere ganger fram mot fristen.
Når påmeldingene kommer inn, får dere også grunnlaget for et realistisk tidsskjema. Deltakerantallet avgjør hvor mange heat som trengs og hvor lang tid de tekniske øvelsene tar, og påmeldingene viser hvilke utøvere som kan få øvelser som kolliderer.
Lag tidsskjema og bemanningsplan sammen
Tidsskjema og bemanning er to sider av samme oppgave. Et tidsskjema der fem øvelser går samtidig, krever fem funksjonærteam, og hvert av dem trenger dommere og en øvelsesleder. Det er ofte antallet dommere, ikke antallet hjelpere, som setter grensen. En dommer kan godt dømme lengde tidlig på dagen og kule senere — men ikke hvis øvelsene går samtidig.
Når påmeldingene begynner å bli stabile, bør dere derfor jobbe med begge parallelt. Ser dere at bemanningen ikke strekker til, er det ofte bedre å spre øvelsene litt utover dagen enn å beholde et kompakt tidsskjema dere ikke klarer å gjennomføre.
Hvordan dere anslår varighet, unngår kollisjoner og kontrollerer tidsskjemaet før publisering, går vi gjennom i en egen guide: Slik lager du et godt tidsskjema for et friidrettsstevne.
Uka før
Ferdigstill planene
Når påmeldingsfristen er gått ut, kan tidsskjemaet normalt ferdigstilles. Send bemanningsplanen ut samtidig. Den forteller hver funksjonær:
- når og hvor de skal møte
- hvilken oppgave de har
- hvem de rapporterer til
- om det er spesielle instrukser de må kjenne
Øvelsesledere og andre sentrale funksjonærer får dokumentasjonen de trenger på forhånd. Publiser endelig tidsskjema, startlister og praktisk informasjon til deltakerne.
Test utstyret som må virke
Test utstyret som må fungere på stevnedagen, særlig målfoto og tidtaking, vindmåling, elektronisk måleutstyr, skjermer og kommunikasjon. Sjekk strømtilgang og kabling der utstyret faktisk skal stå.
Lad batterier og ha kontroll på reservene. Fotoceller, elektronisk måleutstyr, nettbrett, walkie-talkier og trådløse mikrofoner er lite nyttige hvis de er tomme når konkurransen starter. Slike problemer er enkle å løse dagen før og langt mer plagsomme ti minutter før start.
Kvelden før
På større stevner lønner det seg å bruke kvelden før til det som ellers stjeler tid på stevnemorgenen: rigging av arena og øvelsessteder, startnummer, utskrifter, etteranmeldinger som alt er kommet inn, kontroll og merking av kastredskaper og en siste test av teknisk utstyr.
Må sekretariat eller øvelsesledere læres opp i systemene som skal brukes, er det også langt bedre å gjøre det nå enn samtidig som de første utøverne kommer.
Stevnedagen: sett av god tid før første start
Stevnedagen begynner lenge før første konkurranse. Elektronisk tidtaking kan ta lang tid å sette opp og teste, og de som jobber med den trenger arbeidsro. Arenaen skal rigges ferdig, funksjonærene tas imot, og øvelseslederne må kontrollere sine områder.
Et kort funksjonærmøte før start gjør at alle vet hvem de skal forholde seg til, og hvordan beskjeder går når noe endrer seg.
Etteranmeldinger og strykninger må inn i startlistene før øvelsen starter, og i løp kan det bety at heatene må settes opp på nytt. Sekretariatet trenger tid til dette før første start. Sett derfor en tydelig frist for etteranmeldinger og endringer før første løp.
Når noe endrer seg
Forsinkelser kommer: en teknisk øvelse tar lenger tid enn ventet, en start blir utsatt, utøvere kommer for sent, eller utstyr svikter. Det viktige er at det er tydelig hvem som bestemmer når noe må endres, og hvordan beskjeden når sekretariat, starter, øvelsesledere og deltakere.
Litt luft mellom øvelsene i tidsskjemaet gjør at en forsinkelse kan tas inn igjen, i stedet for at den forplanter seg utover dagen.
Etter siste øvelse
Resultatene kontrolleres og rapporteres, og eventuelle hendelser følges opp. Gjør en kort evaluering mens erfaringene er ferske:
- Hvor fikk vi forsinkelser, og hvorfor?
- Var bemanning og rollefordeling riktig?
- Var tidsskjemaet realistisk?
- Hva må vi endre før neste stevne?
Verktøy for planleggingen
Når deltakerantall, tidsskjema og bemanning må justeres mot hverandre, blir regneark og separate lister fort tungvinte. Det er denne delen av planleggingen Stevneportalen er laget for.
Påmeldingene fra iSonen importeres, og tidsskjemaet bygges ut fra de faktiske deltakerne, med varighet beregnet ut fra deltakerantallet. Stevneportalen viser kollisjoner mellom utøvernes øvelser, og funksjonærene fordeles på oppgaver mot det samme tidsskjemaet, med kontroll av at oppgavene ikke overlapper. Når planen er klar, publiseres tidsskjema og startlister for utøvere og publikum, og evalueringspunkter fra funksjonærene kan samles inn under og etter stevnet.
Stevneportalen erstatter ikke påmeldings- eller resultatsystemet, men gjør planleggingen mellom dem enklere og mer oversiktlig.