Guiden går gjennom arbeidet trinn for trinn, fra påmeldingene kommer inn til tidsskjemaet publiseres.
Start med de faktiske påmeldingene
Før påmeldingene er kjent, kan du lage rammene for stevnet, men ikke et særlig presist tidsskjema. Deltakerantallet bestemmer antall heat og varigheten på de tekniske øvelsene, og påmeldingene viser hvilke klasser som kan slås sammen og hvor de reelle utøverkollisjonene ligger.
Lag gjerne et foreløpig oppsett tidlig, men vent med finjusteringen til påmeldingene har stabilisert seg.
Slå sammen små klasser
Klasser kan konkurrere sammen og likevel rangeres hver for seg. Sammenslåing sparer mye tid når hver klasse har få deltakere, men gevinsten forsvinner hvis ett stort samlet felt gjør den tekniske øvelsen veldig lang.
Tre klasser med to–tre utøvere hver er ofte naturlige å kjøre sammen. Tre klasser med tolv utøvere hver er en helt annen sak.
Anslå en realistisk varighet
For løp handler varigheten først og fremst om antall heat og hvor tett de kan kjøres. 14 utøvere på 100 meter med seks baner gir tre heat. Mellom heatene trengs det tid til målgang, klargjøring og ny start.
I hopp og kast er det samlede antallet forsøk et bedre utgangspunkt. I en lengdekonkurranse med 20 utøvere, der alle får tre forsøk og de åtte beste får tre til: 84 forsøk til sammen. Varigheten avhenger blant annet av:
- antall deltakere
- antall forsøk
- hvor lang tid hvert forsøk normalt tar
- om flere klasser konkurrerer sammen
- om det gjennomføres finaleomganger eller kutt etter et bestemt antall forsøk
Unngå faste standardblokker når deltakerantallet varierer mye. En lengdekonkurranse med seks utøvere trenger ikke samme plass i tidsskjemaet som en med 25.
Plasser øvelsene
Plasser gjerne de mest låste øvelsene først: øvelser med store felt, kastøvelser som begrenser resten av arenaen, og øvelser som er avhengige av spesialisert bemanning. De mer fleksible øvelsene plasseres rundt disse.
Sett av overgangstid
Starttidspunktet i tidsskjemaet er konkurransestart, ikke tidspunktet utøverne møter på øvelsesstedet. Prøvehopp og prøvekast skjer før dette.
Brukes samme øvelsessted av to konkurranser etter hverandre, trengs det reell overgangstid. 15 minutter fra en konkurranse slutter til den neste starter er et greit utgangspunkt, men store felt, flytting av utstyr eller endring av oppsett kan kreve mer.
Ta hensyn til øvelsesstedene
To øvelser kan være helt fine for utøverne og likevel ikke kunne gå samtidig. De kan bruke samme sektor, samme tilløp eller samme grop, eller komme fysisk i konflikt på arenaen.
Sikkerhet rundt kastøvelsene
Kastøvelser kan legge sterke begrensninger på hva som kan foregå samtidig på indre bane eller i nærheten av kastsektoren. Det gjelder særlig slegge, diskos og spyd. Se på hvor utøvere, funksjonærer og publikum faktisk beveger seg mens kastøvelsene pågår.
Sikkerhet kan derfor være grunnen til at et tidsrom må stå tomt, selv om både øvelsessted og bemanning ellers hadde gjort samtidighet mulig.
Kontroller utøverkollisjoner
En kollisjon er ikke bare to øvelser med samme starttid. En utøver som løper 100 meter ti minutter før høyde starter, har i praksis også en kollisjon, fordi prøvehoppene allerede er i gang.
Se derfor på nødvendig overgangstid mellom øvelsene til samme utøver, ikke bare på overlapp i klokkeslett.
Det går sjelden å unngå alle kollisjoner, men målet er at så få utøvere som mulig får to øvelser samtidig.
Ikke planlegg flere samtidige øvelser enn dere kan bemanne
Et tidsskjema kan se fint ut på skjermen og likevel være umulig å gjennomføre.
Hver ekstra samtidig øvelse krever et ekstra bemannet team. Du kan derfor ikke ferdigstille tidsskjemaet uten å vite omtrent hvor mange øvelsesledere, dommere og funksjonærer dere faktisk har. Det er ofte dommerne, ikke de generelle funksjonærene, som setter grensen for hvor mye som kan gå samtidig.
Det kan være bedre å spre noen øvelser litt utover dagen enn å lage et kompakt tidsskjema som krever mer bemanning enn klubben har tilgjengelig.
Bemanning og resten av planleggingen går vi gjennom i guiden slik arrangerer dere et friidrettsstevne.
Se på dagen per klasse
Se på tidsskjemaet per klasse, ikke bare som én lang liste med øvelser. En J13-utøver som har første øvelse kl. 10 og siste kl. 17, har fått en lang dag, selv om tidsskjemaet ellers ser effektivt ut.
På barne- og ungdomsstevner er det spesielt nyttig å samle øvelsene for hver aldersgruppe innenfor et rimelig tidsrom.
Legg buffer der forsinkelsene oppstår
Tidsskjemaet ligger fast på stevnedagen, og det er luften som gjør at en forsinket øvelse kan tas inn igjen i stedet for å forplante seg utover dagen. Buffer trenger ikke ligge overalt. Legg den der overgangene er sårbare, eller der én forsinkelse ellers vil påvirke mange senere øvelser.
Kontroller før du publiserer
Før tidsskjemaet publiseres, er det særlig fire ting å kontrollere:
- utøvere med kolliderende øvelser
- for korte overganger mellom tekniske øvelser på samme øvelsessted
- flere samtidige øvelser enn bemanningen tåler
- aldersgrupper som har fått unødvendig lange dager
Deretter er det nesten alltid litt flytting frem og tilbake før helheten sitter. Flytt én øvelse om gangen og se på konsekvensene, i stedet for å optimalisere alt samtidig.
Verktøy for å sette opp og redigere tidsskjema
Mye av dette kan gjøres i et regneark, men det blir fort krevende å se konsekvensene når en øvelse flyttes. Stevneportalens tidsskjema-editor bruker påmeldingene fra iSonen, beregner varighet ut fra deltakerantallet, viser utøverkollisjoner og holder oversikt over hvilke øvelser som bruker samme øvelsessted.
Klasser kan slås sammen og øvelsene plasseres automatisk. Du kan fortsatt justere tider, varigheter og plassering selv, og ser konsekvensene direkte i tidsskjemaet når noe flyttes.