Samtidig bør stevnet være så kompakt som mulig. Unødvendig lange pauser mellom øvelsene gir lange dager for både utøvere, foreldre, funksjonærer og publikum.
Å lage et godt tidsskjema handler derfor om mer enn å fordele øvelsene utover dagen.
Bruk påmeldingene som grunnlag
Et detaljert tidsskjema er vanskelig å lage før du vet omtrent hvor mange som faktisk skal delta.
Påmeldingene avgjør blant annet:
- hvor mange heat som må løpes
- hvor lang tid øvelsene vil ta
- hvilke klasser det er naturlig å arrangere sammen
- hvilke utøvere som har øvelser som kan kollidere
Du kan gjerne lage et foreløpig tidsskjema tidlig, men det endelige tidsskjemaet bør justeres når du har et godt bilde av deltakerantallet.
Beregn hvor lang tid øvelsene tar
For å sette opp tidsskjemaet trenger du et realistisk anslag på varigheten av hver øvelse.
For løpsøvelser er antall deltakere og tilgjengelige baner avgjørende. Med 14 utøvere på 100 meter og seks baner trenger du for eksempel tre heat. Mellom heatene må det være nok tid til målgang, klargjøring og ny start.
I tekniske øvelser avhenger varigheten blant annet av:
- antall deltakere
- antall forsøk
- hvor lang tid hvert forsøk normalt tar
- om flere klasser konkurrerer sammen
- om det gjennomføres finaleomganger eller kutt etter et bestemt antall forsøk
Det er derfor bedre å beregne varigheten ut fra deltakerantallet enn å sette av den samme tiden til en øvelse hver gang.
Sett av tid før tekniske øvelser
Tidspunktet i tidsskjemaet er normalt konkurransestart. Før en teknisk øvelse kan begynne, trenger utøverne tid til prøvekast eller prøvehopp, og dommerne må få gjort nødvendig oppmerking og klargjøring av øvelsesstedet.
Det bør derfor være luft mellom tekniske øvelser som bruker samme øvelsessted. Som et utgangspunkt bør det være minst 15 minutter fra en konkurranse avsluttes til den neste starter.
Ved store felt eller øvelser som krever mer rigging, kan det være behov for mer tid.
Slå sammen klasser der det er naturlig
I mange friidrettsstevner arrangeres flere klasser samtidig.
J11, J12 og J13 kan for eksempel løpe sammen, selv om resultatene fortsatt føres og rangeres i hver sin klasse. Det samme kan være aktuelt i hopp- og kastøvelser.
Sammenslåing kan gjøre stevnet mer effektivt og redusere antallet små konkurranser. Samtidig må gruppene ikke bli så store at øvelsen tar unødvendig lang tid.
Hvor mye det er fornuftig å slå sammen, avhenger av øvelse, alder, deltakerantall og type stevne.
Unngå kollisjoner
En av de vanskeligste delene av et tidsskjema er å unngå at samme utøver skal være to steder samtidig.
Se spesielt etter utøvere som deltar i både løp og tekniske øvelser, eller har flere øvelser med kort tid imellom. Husk også at en utøver kan ha behov for oppvarming og prøvehopp eller prøvekast før den tekniske øvelsen starter.
Det er ikke alltid mulig å unngå alle kollisjoner. Målet bør være å redusere dem og sørge for at eventuelle konflikter er håndterbare.
Du må også passe på selve arenaen. Øvelser som bruker samme øvelsessted eller samme del av stadion må ikke overlappe på en måte som gjør gjennomføringen vanskelig.
Ta hensyn til sikkerheten på arenaen
Ikke alle øvelser bør arrangeres samtidig, selv om de bruker forskjellige øvelsessteder.
Kastøvelser som slegge, diskos og spyd krever særlig oppmerksomhet. Sleggekast samtidig med mange aktiviteter for yngre barn på indre bane kan for eksempel være en uheldig og potensielt farlig kombinasjon.
Når tidsskjemaet settes opp, bør du derfor vurdere hvilke områder utøvere, funksjonærer og publikum beveger seg i, og om samtidige øvelser kan gjennomføres på en trygg måte.
Det kan være nødvendig å holde enkelte tidsrom fri for andre øvelser, selv om stadion og bemanningen i utgangspunktet tillater at de gjennomføres samtidig.
Ikke planlegg flere samtidige øvelser enn dere kan bemanne
Et tidsskjema kan se fint ut på skjermen og likevel være umulig å gjennomføre.
Hvis to lengdekonkurranser, et løp, spyd og diskos pågår samtidig, krever det mange funksjonærer på arenaen. Selv om stadion har plass til alle øvelsene, er det ikke sikkert arrangøren har nok dommere og andre funksjonærer til å gjennomføre dem.
Tidsskjema og funksjonærplanlegging bør derfor ses i sammenheng. Det kan være bedre å spre noen øvelser litt utover dagen enn å lage et kompakt tidsskjema som krever mer bemanning enn klubben har tilgjengelig.
Tenk på hele stevnedagen
Det mest effektive tidsskjemaet er ikke nødvendigvis det hvor hvert eneste minutt er fylt.
Legg inn nødvendig tid til rigging, flytting av utstyr, pauser og eventuelle premieutdelinger. Det er også lurt å se på stevnet fra utøverens perspektiv. En utøver som har én øvelse tidlig på dagen og den neste mange timer senere, får en lang stevnedag selv om tidsskjemaet ellers fungerer godt.
For barne- og ungdomsstevner er det spesielt nyttig å prøve å samle øvelsene for den enkelte aldersgruppen innenfor et rimelig tidsrom.
Kontroller tidsskjemaet før du publiserer
Når alle øvelsene er plassert, bør du ta en siste gjennomgang:
- Har alle øvelser fått plass?
- Er varigheten realistisk ut fra deltakerantallet?
- Er det nok tid mellom heat og mellom tekniske øvelser?
- Har mange utøvere kolliderende øvelser?
- Overlapper øvelser på en måte som skaper problemer på arenaen?
- Er samtidige øvelser forsvarlige med tanke på sikkerhet?
- Er antallet samtidige øvelser realistisk i forhold til bemanningen?
- Har enkelte grupper fått unødvendig lange pauser?
Et tidsskjema blir sjelden optimalt på første forsøk. Ofte må noen øvelser flyttes frem og tilbake før helheten fungerer.
Verktøy for å sette opp og redigere tidsskjema
Stevneportalen har en visuell tidsskjema-editor for friidrettsstevner. Verktøyet bruker påmeldingene fra iSonen som grunnlag og gjør det enklere å sette opp, redigere og kontrollere tidsskjemaet før stevnet.
Stevneportalen kan blant annet hjelpe med å:
- beregne varighet ut fra deltakerantall
- slå sammen klasser som konkurrerer sammen
- plassere øvelser automatisk
- oppdage kollisjoner mellom utøvernes øvelser
- holde oversikt over øvelsessteder
- flytte øvelser og se konsekvensene direkte i tidsskjemaet
Du kan fortsatt justere tider, varigheter og plassering manuelt. Målet er ikke at Stevneportalen skal bestemme hvordan stevnet skal arrangeres, men å gjøre det enklere å lage et tidsskjema som faktisk lar seg gjennomføre.