Personvernerklæring

Hvem er ansvarlig

Tjenestene stevneportalen.no og callroom.no leveres av Oppløpet AS, org.nr 838 175 902. Spørsmål om personvern kan sendes til kontakt@stevneportalen.no.

Ansvaret er delt i to. For arrangørkontoene, besøksstatistikken og de tekniske loggene er Oppløpet AS behandlingsansvarlig. For opplysningene om deltakere og funksjonærer som en arrangør legger inn i sitt stevne, er det arrangøren (klubben eller organisasjonen) som er behandlingsansvarlig, og Oppløpet AS behandler dem på arrangørens vegne som databehandler, etter databehandleravtalen.

Hvilke opplysninger vi behandler

Arrangørkonto

Når du oppretter en bruker på stevneportalen.no, lagrer vi navn, e-postadresse og en lenke til profilbildet ditt hos innloggingsleverandøren, samt hvilke organisasjoner du er medlem av og med hvilken rolle. Profilbildet vises i administrasjonen. E-postadressen er nødvendig for å opprette konto og logge inn; navn og profilbilde er valgfrie. Inviterer en organisasjon noen som medlem, lagres e-postadressen til den som inviteres sammen med invitasjonen. Den beholdes også etter at invitasjonen er akseptert, tilbakekalt eller utløpt. Vi sender ingen e-post om invitasjonen; lenka deles av den som inviterer.

Deltakere i stevnet

Arrangøren importerer påmeldingene fra iSonen. Fra importen lagres utøverens navn, klubb, aldersklasse og øvelser, påmelderens e-postadresse og mobilnummer, utøverens fødselsdato og en opak iSonen-ID som gjør det mulig å importere på nytt uten dobbeltregistrering. Underveis i stevnet kommer startnummer, heat- og baneplassering og resultater til, inkludert personlige rekorder og sesongbeste der arrangøren importerer dem.

Påmelderens e-postadresse og mobilnummer brukes til avkryssingsmail og innlogging i avkryssingen. Utøverens fødselsdato brukes til innlogging i avkryssingen, aldersberegning og til å slå opp personlige rekorder og sesongbeste i minfriidrettsstatistikk.info (se «Hvem vi deler opplysninger med»). Alle tre slettes automatisk sju dager etter stevnets siste dag. Selve påmeldingsfilen lagres aldri.

Funksjonærer og dommere

Arrangøren registrerer funksjonærer selv, eller lar dem melde seg på gjennom et åpent skjema. Vi lagrer navn, mobilnummer, e-postadresse, klubb, funksjonærtype, ønskede roller, hvilke dager personen kan, og eventuelle notater arrangøren skriver. Limer arrangøren inn en liste for masseregistrering, tolkes teksten av en språkmodell (se «Hvem vi deler opplysninger med»). Teksten lagres ikke.

Arrangøren kan dele dommerskjemaet og oppmøtelista med lenke. Dommerskjemaet viser navn og oppgaver; oppmøtelista viser i tillegg mobilnummer og om personen er sjekket inn. Alle som har lenka, kan se det.

Offentlige stevnesider

På callroom.no publiserer arrangøren tidsskjema, startlister og resultater. Der vises utøverens navn, klubb, aldersklasse, startnummer og resultat, og for utøvere fra 11 år også personlige rekorder og sesongbeste, slik det er vanlig for friidrettsstevner. Arrangøren kan også oppgi stevneleder med navn, telefon og e-post, som vises åpent på stevnesiden. Startlistene og resultatsidene er merket slik at søkemotorer ikke skal indeksere dem. Avkryssingssiden krever innlogging med påmelderens e-postadresse eller utøverens navn og fødselsdato, og er ikke tilgjengelig for andre.

Bruker arrangøren startnummerutdelingen, registreres tidspunktet hvert startnummer ble hentet. Det vises bare på den delte startnummersiden, for dem som har lenka.

Avkryssing

Når en utøver eller foresatt logger inn i avkryssingen på stevnesiden, settes en midlertidig informasjonskapsel som holder deg innlogget i inntil fire timer. Den inneholder bare en tilfeldig nøkkel, og brukes ikke til noe annet.

Spørsmål til hjelpe- og regelassistenten

Spørsmål du stiller til hjelpeassistenten og regelassistenten, og svarene de gir, lagres sammen med hvilken bruker som stilte dem, og kan leses av Oppløpets administratorer for å forbedre assistentene. De slettes ikke automatisk. Ikke skriv personopplysninger i spørsmålene.

Tilbakemeldinger etter stevnet

Arrangøren kan samle inn tilbakemeldinger gjennom en delingslenke. Navn er frivillig; oppgir du det, ser arrangøren det sammen med teksten. Tilbakemeldingene beholdes så lenge stevnet finnes.

Besøksstatistikk

Vi bruker Umami for anonym besøksstatistikk på begge domenene. Umami setter ingen informasjonskapsler. IP-adressen din når Umami fordi nettleseren sender statistikken direkte dit, men den brukes bare flyktig til å skille besøk og lagres ikke. Før noe sendes, fjerner vi delingsnøkler og alt som kan identifisere en person fra adresser og hendelser.

Feil og tekniske logger

Oppstår det en feil, sendes en feilrapport til vår feilsporingstjeneste. Den kan inneholde adressen til siden feilen oppsto på, men ikke navn, e-post eller IP-adresse. Serverloggene inneholder tekniske opplysninger om forespørsler og brukes til drift og feilsøking.

Hva opplysningene brukes til

• Levere tjenesten: planlegge og gjennomføre stevnet, publisere stevnesidene, sende avkryssingsmail og la deltakere bekrefte oppmøte. Grunnlaget er avtalen med arrangøren, og for deltakere arrangørens berettigede interesse i å gjennomføre stevnet.
• Administrere kontoer: innlogging, organisasjonsmedlemskap og invitasjoner. Grunnlaget er avtalen med deg som bruker.
• Forbedre tjenesten: anonym besøksstatistikk, feilsporing og lagrede spørsmål til assistentene. Grunnlaget er vår berettigede interesse i en tjeneste som virker.

Hvor lenge vi lagrer

• Påmelderens e-post og mobilnummer og utøverens fødselsdato slettes automatisk sju dager etter stevnets siste dag. Det samme gjelder mottakeradressene i loggen over utsendte avkryssingsmailer.
• Øvrige stevnedata (deltakere, resultater, funksjonærer, tidsskjema) beholdes så lenge arrangøren beholder stevnet. Arrangøren kan slette stevnet selv, og da slettes alt som hører til det.
• Arrangørkontoen beholdes til du ber om å få den slettet. Har du sendt avkryssingsmail, beholdes e-postadressen din som avsender i loggen over utsendingen så lenge stevnet finnes, også etter at kontoen er slettet.
• Spørsmål til hjelpe- og regelassistenten beholdes så lenge de brukes til å forbedre assistentene.
• Invitasjoner beholdes så lenge organisasjonen finnes.
• Feilrapporter og serverlogger slettes hos leverandørene etter en begrenset tid, satt av leverandørenes oppbevaringsregler.
• Besøksstatistikken er anonym og har ingen slettefrist.

Hvem vi deler opplysninger med

Vi selger aldri personopplysninger. Vi bruker disse leverandørene som databehandlere:

Velger arrangøren å koble stevnet til OpenTrack for seeding og liveresultater, må deltakerne registreres i OpenTrack av arrangøren selv. Fra Stevneportalen sendes tidsskjemaet og heat- og baneinndelingen per startnummer dit,samt seedingresultater (personlige rekorder og sesongbeste) og avkryssingsstatus. Startlister og resultater hentes tilbake. Utøvere som er meldt på direkte i OpenTrack, opprettes da hos oss med navn, klubb, startnummer og eventuelt fødselsdato og e-postadresse fra OpenTrack. Fødselsdato og e-post slettes etter samme regel som kontaktopplysningene fra iSonen. OpenTrack er en selvstendig tjeneste med egne vilkår. Påmeldingene kommer fra iSonen, som er Norges Friidrettsforbunds påmeldingssystem; vi sender ingenting tilbake dit. Velger arrangøren å hente personlige rekorder og sesongbeste, slås utøvere fra 11 år opp i minfriidrettsstatistikk.info på navn og fødselsdato.

Clerk, OpenAI og Umami er amerikanske selskaper. Overføringen til dem skjer på grunnlag av databehandleravtaler med EU-kommisjonens standardkontrakter, og for Clerk i tillegg selskapets sertifisering under EU–US Data Privacy Framework. De øvrige leverandørene behandler opplysningene innenfor EØS. Avtalene er tilgjengelige hos leverandørene (Clerk, OpenAI, Umami), og kopi kan fås ved henvendelse til kontakt@stevneportalen.no.

Informasjonskapsler

På stevneportalen.no setter innloggingen nødvendige informasjonskapsler som holder deg innlogget. På callroom.no settes ingen informasjonskapsler, bortsett fra den midlertidige nøkkelen i avkryssingen beskrevet over. Besøksstatistikken bruker ikke informasjonskapsler på noen av domenene.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i opplysningene vi har om deg, til å få dem rettet eller slettet, og til å kreve at behandlingen begrenses. Opplysninger du selv har gitt oss om kontoen din, kan du få utlevert i et maskinlesbart format. Du kan også protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Gjelder henvendelsen opplysninger en arrangør har lagt inn om deg som deltaker eller funksjonær, hjelper vi deg med å få den fram til arrangøren, som avgjør saken.

Ta kontakt på kontakt@stevneportalen.no. Mener du at vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.

Endringer

Vi oppdaterer denne erklæringen når tjenesten endrer seg. Vesentlige endringer varsles på stevneportalen.no.

Sist oppdatert 13. oktober 2026